Perfekcyjna recepcja w salonie

Marzec 15, 2017

 

Prawidłowo zorganizowana recepcja jest niezwykle ważnym elementem każdego salonu fryzjerskiego i kosmetycznego. Wpływa na obsługę klientów oraz organizację pracy. Z mojego doświadczenia wynika, że w firmach, w których funkcjonuje taki punkt, znacznie łatwiej nawiązuje się relacje z klientami oraz sprawniej zarządza pracą.

To szczególne miejsce, w którym klient wyrabia sobie opinię na temat salonu, i dlatego tak ważne są jej wygląd, funkcjonalność oraz profesjonalna obsługa. Kontaktując się z klientem przy recepcji, nawiązujemy nić porozumienia, a zarazem budujemy jego zaufanie po to, aby zechciał on wrócić do salonu i aby stał się naszym wiernym klientem. Przecież wszyscy wiemy, że lojalni konsumenci są najlepszymi ambasadorami salonu.

Korzyści wynikające z posiadania recepcji

Dobrze zorganizowana recepcja pomaga w codziennym funkcjonowaniu salonu. Podstawowe korzyści wynikające z jej prowadzenia to:

  • standaryzacja procesu obsługi klienta,
  • łatwiejsze zarządzanie personelem,
  • sprawniejsze szkolenie nowego pracownika,
  • mniejsze koszty zarządzania personelem,
  • wzrost zadowolenia klientów.

Kompleksowa obsługa klientów

Dzisiaj umiejętności i talent nie wystarczają do prowadzenia salonu fryzjerskiego bądź kosmetycznego. Każdy właściciel doskonale zdaje sobie sprawę, że w parze z umiejętnościami zawodowymi musi iść doskonała obsługa klienta. Niezbędna jest więc dobra komunikacja z klientem i trafna interpretacja jego potrzeb.

Wiele się słyszy i czyta o strategiach osiągania sukcesu. Warto zwrócić uwagę na jedną z kluczowych strategii, czyli na troskę o klienta. Element ten jest o tyle ważny, że ma znaczący wpływ na podjęcie stałej współpracy, ponieważ zatrzymanie klienta okazuje się tańsze niż pozyskanie nowego.

Recepcja stanowi miejsce pierwszego kontaktu z klientem. To właśnie tam spodziewa się on uzyskać wszelkie informacje na temat usługi, produktów, czasu zabiegu czy nowości w ofercie. Jeśli zależy nam na podnoszeniu jakości obsługi, warto pamiętać o oczekiwaniach klienta.

Klient oczekuje:

  • pewności, że będzie obsłużony zgodnie z zapewnieniami,
  • specjalistycznej obsługi,
  • uprzejmości,
  • profesjonalizmu,
  • poczucia, że wie, za co płaci.

Niezmiernie istotnym czynnikiem jakości obsługi jest pracownik. W przypadku obsługi recepcji będzie to recepcjonistka bądź personel salonu. Mając świadomość oczekiwań klienta, łatwiej wdrożyć proces kompleksowej obsługi, który rozpoczyna się przy recepcji i zawiera następujące elementy:

  • powitanie klienta z uśmiechem – przedstawienie się, odbiór płaszcza, pokazanie poczekalni, ewentualnie zaproponowanie poczęstunku;
  • sprawdzenie, czy klient jest umówiony – jeżeli tak, to do którego fryzjera lub kosmetyczki;
  • jeżeli mamy do czynienia z nowym klientem – wprowadzenie danych do systemu i założenie karty klienta;
  • po zakończonej usłudze – odbiór pieniędzy za usługę, wprowadzenie potrzebnych informacji do systemu, zapisanie klienta na kolejną wizytę, sprzedaż produktów pielęgnacyjnych.

Jaka powinna być perfekcyjna recepcja?

Główne zadania recepcji to przyjmowanie klientów oraz dbanie o to, by mogli oni bez problemów korzystać z wachlarza dostępnych w salonie usług. Dlatego organizując recepcję, należy zwrócić uwagę na następujące elementy:

  • umiejscowienie – recepcja powinna być widoczna i łatwo dostępna dla klientów;
  • wyposażenie – komputer, telefon, miejsce na dokumenty oraz materiały biurowe, cennik, terminal płatniczy, kasę;
  • organizację pracy – plan dnia, odpowiednie oprogramowanie.

Planując pracę recepcji, powinniśmy dobrać metody uwzględniające potrzeby i wymagania naszych klientów. W tym celu wiele salonów korzysta z oprogramowania do zarządzania salonem. Jego głównymi atutami są oszczędność czasu i kosztów pracy, a także sprawne zarządzanie personelem. Dzięki takiemu oprogramowaniu w jednym miejscu znajdują się wszelkie potrzebne informacje, takie jak:

  • historia wizyt i baza klientów (tu mamy wgląd w dane do kontaktu, opisy zabiegów, historię zakupów, czyli całą niezbędną wiedzę na temat potrzeb klienta);
  • automatyczne powiadomienia SMS-owe przypominające o wizytach (system sam je wysyła, a dane mówią, że dzięki temu narzędziu liczba zapomnianych wizyt zmniejsza się nawet o 70%);
  • elektroniczny kalendarz wizyt;
  • komunikacja i opinie od klientów (system wysyła np. życzenia urodzinowe, informacje o nowościach, prośby o wystawienie komentarzy);
  • statystyki i raporty (funkcja niezwykle potrzebna w zarządzaniu kosztami salonu);
  • zarządzanie zasobami (sprzętem i pomieszczeniami);
  • kontrola magazynu (ułatwia oszczędne gospodarowanie stanami magazynowymi, system automatycznie zapisuje zużycie produktów i tworzy listy produktów do zamówienia).

Oprogramowanie dla salonów jest drogowskazem do planowania pracy recepcji, a zorganizowanie pracy staje się dzięki niemu znacznie łatwiejsze i przyjemniejsze.

1 2Następna strona