Planowanie czasu w salonie urody

W prowadzeniu działalności salonu bardzo ważnym elementem jest umiejętność prawidłowego planowania działań i zarządzania swoim czasem. Aby w praktyce zrealizować wszystkie swoje zamierzenia, potrzebujemy najpierw biznesplanu (zobacz, jak budować biznesplan w salonie).

Biznesplan stanowi pewien kierunkowskaz, według którego możemy świadomie ustalić zestaw czynności – tak zwanych aktywności – koniecznych do realizacji wytyczonych celów. W ten sposób nasze prognozy finansowe nie będą jedynie pustymi liczbami na kartce papieru, ale punktem zwrotnym prowadzącym do solidnych działań. Dokładna znajomość własnego biznesplanu: inwestycji, przepływów finansowych, 2-procentowej rezerwy na nieoczekiwane wydatki, planowanych działań itp., będzie również kluczowym czynnikiem prowadzącym do rozwoju biznesu. Jeżeli sami nie jesteśmy pewni, jak napisać biznesplan, powinniśmy skorzystać z pomocy eksperta lub mentora.

Istnieje wiele możliwości zapisywania swoich zamierzeń biznesowych. Niektórzy używają specjalistycznych programów komputerowych, które już w swoim założeniu mają kalendarze i rubryki, czyli narządza ściśle związane z planowaniem czasu. Wiele osób korzysta z własnoręcznie stworzonych tabelek w Excelu, inni zaś stosują tradycyjne kalendarze. Oczywiście wybór odpowiedniej metody zależy od indywidualnych preferencji. Pamiętajmy jednak, że wykorzystanie nowych technologii pozwoli lepiej kontrolować działania, znacznie usprawni codzienne obowiązki i pomoże w lepszym zarządzaniu czasem – zarówno własnym, jak i pracowników.

Planując nasze aktywności biznesowe, powinniśmy w pierwszej kolejności określić przedział czasowy, w którym będziemy je realizować. Eksperci sugerują plan 5-letni, jednak na początku najłatwiej jest skoncentrować się na okresie jednego roku, dzieląc go na miesiące, tygodnie, dni i później godziny. Pomocny w planowaniu może być np. kalendarz istotnych wydarzeń, wokół których będziemy przeprowadzali różnorakie akcje marketingowe. Oto przykład:

Dowolność dodawania wydarzeń jest nieograniczona. Dużą rolę odrywa systematyczność i świadomość, że 52 razy do roku warto planować tygodniowe promocje. Częste organizowanie uroczystości zagwarantuje klientom salonu wspaniałą zabawę, a nam pozwoli budować lepsze relacje, zapewniając stały dochód.

Np. w tygodniu poświęconym walce z rakiem piersi promujemy profilaktykę, by zwiększać bezpieczeństwo. Tak więc podczas tego tygodnia klienci poznają wszystkie oferowane przez salon rozwiązania, które praktycznie i skutecznie utrzymają ich w zdrowiu. Dzień Wiosny możemy poświęcić na zaprezentowanie nowości, np. wprowadzenie dodatkowej usługi lub nowego urządzenia kosmetycznego. W Dniu Czystego Powietrza reklamujemy np. zabiegi tlenowe (oksybrazję), sugerując przy okazji suplementację na bazie chlorofilu. Pomysłów jest całe mnóstwo – liczy się kreatywność. Cotygodniowe akcje powinny być kierowane do różnych kategorii klientów.

Ustalając plan działań, powinniśmy się skupić na priorytetach. To oczywiste, że głównymi priorytetami w planowaniu czasu każdego salonu kosmetycznego, fryzjerskiego czy spa są pozyskanie większej liczby zadowolonych klientów oraz profesjonalna obsługa wszystkich osób znajdujących się w naszej bazie danych i opieka nad nimi. To właśnie dzięki nim salon działa i zarabia. Ale to nie koniec! Powinniśmy wyodrębnić 3 podstawowe priorytety biznesowe: wysoki, średni i niski.

Priorytet wysoki będą stanowić wszystkie aktywności generujące przychody naszego biznesu, np. zamówienie produktów u dostawców (posiadając towar, będziemy mieli co sprzedać, generując tym samym zyski), wysłanie newslettera z ofertą do osób z bazy danych itd.

Priorytet średni to czynności związane z funkcjonowaniem naszego biznesu, ale niemające bezpośredniego wpływu na generowanie zysków, np. spotkania zespołu.

Priorytet niski to wszystkie wydatki i sprawy osobiste, jak np. spotkania towarzyskie ze znajomymi.

W ramach priorytetów możemy wyróżnić konieczności, czyli wszystkie aktywności, które zostały zakwalifikowane jako priorytet średni lub niski, ale wymagają natychmiastowych działań, np. zapłacenie rachunku za telefon (jeżeli go terminowo nie uiścimy, stracimy dostęp do komunikacji, narażając nasz salon na szkody). Taką konieczność zaznaczymy innym kolorem (np. czerwonym) w rubryce „priorytet niski”, ale czynność tę wykonamy „natychmiast”.

Istotnym elementem w procesie planowania jest uwzględnienie różnych okresów. Operacyjnie działania planuje się miesięcznie, tygodniowo, dziennie z wytyczeniem określonych godzin.

Pomocniczo można wykorzystać tzw. macierz Eisenhowera, jedną z popularnych metod planowania czasu, która swoją budową przypomina układ współrzędnych, gdzie rzędną jest ważność danego działania, natomiast odciętą – jego pilność.

W ćwiartce A wpisujemy wówczas rzeczy nie tylko ważne, ale również pilne, które powinniśmy zrealizować sami lub zlecić komuś do wykonania, np. bieżące wizyty klientów. Ćwiartka B obejmuje rzeczy ważne, ale nie pilne, które możemy rozłożyć w czasie lub wykonywać regularnie, takie jak np. aktywności związane z przeprowadzeniem różnych długoterminowych akcji marketingowych, ujętych w kalendarzu uroczystości. W ćwiartce C znajdą się rzeczy pilne, jednak mało ważne (np. uregulowanie rachunków), a w D – rzeczy mało ważne i mało pilne, tzw. pochłaniacze czasu (np. przemeblowania w salonie).

Ustalenia z macierzy Eisenhowera możemy wykorzystać przy tworzeniu listy zadań i określaniu ich priorytetów. Pamiętajmy o ustaleniu daty początkowej i końcowej przedsięwzięcia, a po jego wykonaniu – o zaznaczeniu w rubryce „OK”, że zadanie zostało zrealizowane.

Powinniśmy pamiętać o tym, że nie wszystkie czynności musimy wykonywać samodzielnie. W tym celu stworzona została rubryka „delegacja”, oznaczona skrótem „Del.”.

Przekazując daną aktywność innemu członkowi zespołu, powinniśmy być w pełni przekonani o tym, że treść powierzonego zadania została całkowicie zrozumiana i zaakceptowana. Dopiero po takiej akceptacji – w poniższej kolumnie oznaczonej literą A – określimy datę, a po wykonaniu zadania odznaczymy je w rubryce „OK” jako zrealizowane.

Tak ustalone i posegregowane aktywności rozłożymy później na czynniki pierwsze, wprowadzając je w sposób uszczegółowiony do kalendarza (programu komputerowego) i przypisując im godziny zdarzeń.

Przykład dla aktywności z numerem 7: „wysłać nowe wiadomości”

Wysyłanie wiadomości wiąże się z wieloma czynnościami, takimi jak: napisanie tekstu, utworzenie grafiki, przygotowanie zdjęć lub ich zakup, wprowadzenie treści wiadomości do newslettera do odpowiedniej grupy klientów, ustalenie dnia wysyłki, wreszcie wysłanie informacji. Jak widać, każda z tych czynności związana jest z czasem, który powinniśmy zaplanować w kalendarzu w formie godzinowej.

Planując czas pracy naszego salonu, w pierwszej kolejności w rubrykach godzinowych powinniśmy umieścić terminy z zabiegami dla stałych i nowych klientów. Dopiero w tak zwane puste okienka wprowadzimy dodatkowe czynności, związane z sukcesywnym zwiększaniem obrotów, poczynając od priorytetów wysokich.

Na końcu każdego przepracowanego tygodnia będziemy kontrolować i odznaczać bezpośrednio w kalendarzu to wszystko, co zostało planowo zrealizowane. Jeżeli nie można zrealizować wytyczonych zadań w pierwotnym terminie, istnieje możliwość skopiowania ich na kolejny tydzień. Trzykrotne przesuwanie aktywności kwalifikuje ją do osobnej rubryki (tzw. magazynu) spraw niezrealizowanych. Wówczas zapisujemy ją w odrębnym notatniku bez konkretnej daty lub wykreślamy z planu działań. Działania trzykrotnie przesuwane lub te, którym nie przypisaliśmy żadnej konkretnej daty zazwyczaj nigdy się nie wydarzają.

Przedstawiona lekcja dotyczy planowania czasu pracy menedżera w salonie kosmetycznym, fryzjerskim i spa; pomija planowanie czasu pracowników. Niemniej odbywa się ono na podobnych zasadach, z delegowaniem zadań, ustalaniem priorytetów i kontrolą. Ważnymi aspektami są przy tym systematyczność i rzetelność, ponieważ wiele osób wypełnia tabelkę raz czy dwa razy, a potem porzuca temat, wracając do chaosu i nie osiągając zamierzonych rezultatów. Wytworzenie w sobie nawyku planowania pozwoli lepiej wykorzystać każdą okazję, dzięki czemu będziemy bardziej zadowoleni ze swojej pracy.

Korzyści wynikające z planowania czasu to:

• efektywność i łatwość prowadzenia działań biznesowych,
• organizacja pracy swojej oraz podwładnych,
• tworzenie harmonogramów,
• zwiększenie wydajności biznesowej,
• umiejętność tworzenia budżetu czasu,
• umiejętność wytyczania celów i priorytetów,
• umiejętność zarządzania priorytetami,
• umiejętność delegowania zadań,
• umiejętność odpowiedniej analizy i doboru środków do realizacji celów.

1. Opracowanie rzetelnego biznesplanu.
2. Spisanie wszystkich zadań, które należy wykonać. Lista musi być wyczerpująca, choć w formie krótkich notatek. Trudno pracować z bardzo rozbudowanym planem.
3. Spisanie wszystkich świąt, które chcemy uwzględnić, przygotowując 52 promocje.
4. Dokładne oszacowanie czasu, jakie zajmie wykonanie każdego zadania.
5. Uwzględnienie dodatkowego czasu na nieprzewidziane wypadki oraz na czynności powtarzające się codziennie.
6. Ustalenie priorytetów.

Tworzenie planu i jego realizacja stanowią podstawę sukcesu każdego profesjonalnego gabinetu urody. Należy zaglądać do harmonogramu kilka razy w ciągu dnia i dokładnie go analizować, kształtując w sobie nawyki wzorowego menedżera.