Procedury w branży beauty, czyli jak usprawnić organizację pracy w salonie

Marzec 26, 2019
procedury_w_branzy_beauty

 

Dobrze opracowane, zrozumiałe i konsekwentnie stosowane przez wszystkich pracowników procedury pomagają Ci skutecznie rozwijać salon i zwiększają jego szanse na sukces. Wspierają dobrą organizację pracy, ułatwiają zarządzanie zespołem, doskonałą realizację usług, a także utrzymywanie wysokich standardów obsługi – które dają Ci przewagę nad konkurencją. Warto pamiętać, że lojalność klienta utrzymuje się właśnie poprzez dostarczanie mu niezmiennej, wysokiej jakości usług przy każdej wizycie.

Pod koniec tej lekcji znajdziesz link do pobrania przykładowej procedury, która z pewnością pomoże Ci, gdy będziesz opracowywać swoje własne.

W czym pomagają procedury?

Wewnętrzne procedury powinny bazować na analizie sytuacji firmy i wieloletnim doświadczeniu pracowników, a ich przestrzeganie usprawnić m.in. organizację pracy w gabinecie, co w konsekwencji będzie mieć przełożenie na finanse.

Spisanie „instrukcji” wspomaga szeroko rozumiane zarządzanie zespołem i jego rozwój – od weryfikacji i podnoszenia poziomu kwalifikacji, przez opracowanie ścieżek karier, po szkolenia i wynagrodzenia, w tym premiowanie. Pomaga także m.in. w utrzymaniu porządku w dokumentacji, odpowiednim jej prowadzeniu i bezpiecznym przechowywaniu danych (w tym wrażliwych), zgodnym z nałożonymi przez ustawodawcę obowiązkami. Procedury ułatwiają również dzielenie się wiedzą wewnątrz organizacji, usprawniają wdrażanie nowych pracowników czy ewentualne zastępstwa – w przypadku dłuższej nieobecności. Procedury organizacyjne służą poprawie przepływu informacji na linii pracownik – pracownik, ale również pracownik – menedżer, jak ma to miejsce chociażby w przypadku codziennego raportowania obrotów.

Wszystko to ostatecznie znajduje pozytywne przełożenie na wyniki finansowe Twojego
biznesu, do czego z całym zespołem przecież dążycie.

Jak upewnić się, że procedury będą działać?

1. Analizuj i pytaj, zanim zaczniesz spisywać
Zacznij od przyjrzenia się sytuacji, w której znajduje się Twój gabinet oraz celom, jakie stawiasz sobie w perspektywie roku, ale również np. kolejnych 5 lat. Rozpoznaj słabsze strony działalności, które mogą wpłynąć na powodzenie realizacji celów. Rozmawiaj z zespołem, pytaj o to, co sprawia pracownikom najwięcej trudności i wspólnie szukajcie najlepszych rozwiązań – bazując na doświadczeniu. Przykładowo, gdy członkowie zespołu skarżą się, że karty klienta są wypełniane zdawkowo i każdy z pracowników robi to „po swojemu”, co nie spełnia swojej funkcji i utrudnia realizację zabiegów (np. w sytuacji zastępstwa), warto zadbać o procedury wskazujące krok po kroku co i w jaki sposób powinno być zamieszczane w kartach, a przy okazji jak tego typu informacje mają być utrwalane, przechowywane i zabezpieczane.

2. Zwracaj się o pomoc, gdy tego potrzebujesz
Bywa tak, że doskonale zdajesz sobie sprawę że COŚ w Twoim salonie nie działa jak należy, jednak nie potrafisz wskazać konkretnej przyczyny. Czasami najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie ze wsparcia zewnętrznego doradcy – eksperta, który spojrzy na organizację z szerszej perspektywy i pomoże wypracować odpowiedni kierunek działań naprawczych z wykorzystaniem procedur. Przykładowo, właściciel salonu nie kontroluje szczegółowo gotówki pobieranej z kasy przez pracowników na bieżące wydatki salonu. Ekspert zewnętrzny, znający się m.in. na zarządzaniu budżetem i finansach, może rozpoznać, że „piętę Achillesową” stanowi przepływ informacji dotyczący choćby dziennych obrotów i zaproponować rozwiązanie. Może okazać się nim opracowanie zasad raportowania, czyli określenie sposobu przekazywania informacji (papierowy formularz, zestawienie wysłane e-mailem czy raport sms-owy) oraz zakres informacji jakie powinien zawierać, np. data, wysokość obrotów z danego dnia, stan gotówki rano, gotówka pobrana z kasy w ciągu dnia, stan gotówki na koniec dnia, wartość zabiegów opłaconych kartą, gotówką czy bonami podarunkowymi.

1 2 3Następna strona