Procedury w branży beauty, czyli jak usprawnić organizację pracy w salonie

Marzec 26, 2019

Dobrze funkcjonujące procedury pozwalają oszczędzać czas i pieniądze, zapobiegają marnotrawstwu i zabezpieczają zapasy produktów niezbędne do niezakłóconej realizacji usług. Podczas pracy z inną klientką miałam okazję przyjrzeć się funkcjonowaniu dużego salonu stylizacji paznokci i wspólnie z jego właścicielką opracować procedury wspierające lepsze zarządzanie magazynem produktów. Zanim podjęłyśmy się tego działania, kilkakrotnie zdarzyło się, że w jej salonie zabrakło blisko 10 „chodliwych” kolorów do manicure hybrydowego, co przeciągnęło się na cały tydzień. Byłam świadkiem wizyty klientki, która wybierając kolor ostatecznie poddała się i zapytała: to które z oferowanych kolorów są w ogóle dostępne? Ta pani więcej nie powróciła do salonu, czemu się nie dziwię. Okazało się, że nie była to pierwsza taka sytuacja w salonie. Po rozmowie z zespołem oraz właścicielką, okazało się, że problem polegał na tym, że manicurzystki miały tak wiele klientek i dodatkowej pracy, że nie zdążały w ciągu godzin pracy złożyć zamówienia na towar, śledzić bieżącego stanu magazynów i dzielić się tą informacją z osobami z następnej zmiany. W opracowanej procedurze zawarłyśmy zatem proste działania naprawcze, m.in.:

  • ustaliłyśmy osoby odpowiedzialne za śledzenie stanu magazynu: recepcjonistka i właścicielka salonu,
  • wyznaczyłyśmy osobę składającą zamówienia na produkty: właścicielka salonu, a w jej zastępstwie recepcjonistka (po wcześniejszej akceptacji zamówienia wraz z kosztami i terminem dostawy),
  • nadałyśmy wszystkim produktom kategorie, wg najszybciej zużywających się, wraz z przypisaniem im przeciętnego okresu zużycia (na ile starczają) oraz wymaganej minimalnej ilości na stanie, gwarantującej nieprzerwaną realizację usług – lista ta jest stale aktualizowana przez właścicielkę salonu, gdy do oferty trafiają nowe produkty lub następują zmiany sezonowe (trendów) i udostępniana recepcjonistce zaangażowanej w kontrolę stanów magazynowych,
  • wybrałyśmy trzech alternatywnych dostawców produktów z najbardziej konkurencyjną ofertą, co pozwoli na szybką reakcję w przypadku braku danego produktu u jednego z nich, co wcześniej też miało miejsce.

Przez te proste działania odciążony został personel realizujący usługi stylizacji paznokci, jasno określono osoby odpowiedzialne za stan zapasów i składanie zamówienia, znane są bieżące stany magazynowe, a właścicielka ma większą kontrolę nad zamawianym towarem, co z jednej strony zabezpiecza salon przed brakiem podstawowych produktów, a z drugiej strony przed marnotrawstwem i zamrożeniem gotówki w niepotrzebnych zapasach.

Osobiście rekomenduję wykorzystanie systemów typu Versum do monitorowania stanów zapasów, ponieważ można tam określić m.in. minimalną ilość produktów, która zawsze musi być dostępna w salonie. System ułatwia także uzupełnianie zapasów i prowadzenie inwentaryzacji.

Podejmij działanie!

Po uświadomieniu potrzeby wprowadzenia procedur, przychodzi czas na podjęcie konkretnych działań. Pytanie tylko, czy opracować procedury samodzielnie czy skorzystać z zewnętrznej pomocy? Jeśli posiadasz w zespole osobę, która ma wiedzę i kompetencje, np. menedżera, który jest absolwentem warsztatów typu Beauty Manager Academy, to zachęcam żeby zmierzyć się z tematem we własnym zakresie, bo z pewnością jest to osoba doskonale do tego przygotowana.

Alternatywę stanowi współpraca z ekspertem zewnętrznym, który przeprowadzi „audyt” organizacji i wspólnie z właścicielem/menedżerem stworzy odpowiednie procedury. Taką możliwość oferuje Expansion by Justyna Bielenda.

Jest wiele opcji, czas na działanie! Tylko wtedy Twój salon będzie konkurencyjny.

Jeśli interesują Cię praktyczne warsztaty, po których zostaniesz profesjonalnym Beauty Managerem, znajdziesz je na stronie: http://www.beautyrozwoj.pl/

 

Podobała Ci się lekcja Akademii Versum?
Podziel się!

1 2 3